第一時間解決上司關注的問題

第一時間解決上司關注的問題 

 

很多重要事項需要處理而時間不夠時，第一反應：第一時間解決上司關注的問題

 

　　所有的管理者，都在面臨時間不夠用的難題。時間畢竟是有限的，而事情則會無限多，為了把工作做好，就需要用時間管理技巧，來規劃、安排和協調。於是，便出現了時間管理的概念，從第一代、第二代、第三代、第四代直至現在的第五代時間管理觀念。無論哪種時間管理的理論，都遵循這樣一個原則：上司的事情，優先處理。

 

　　上司的事情優先處理，就是要在第一時間安排和處理上司安排或關注的事項。但是，筆者通過觀察發現，一些管理者好像並不能遵照此原則執行，例如：

 

　　上司所發送的電子郵件，並不優先查看，也不立即回復；

 

　　認為客戶或同事的事情，比上司的事情更重要、更緊急；

 

　　習慣性地把上司分派的工作，安排在靠後的日程上處理；

 

　　某些上司吩咐的工作，不被催促，就想不起來去處理；

 

　　上司分配的工作，到後來居然給忘記了；

 

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　　類似的情況，總能在很多管理者身上找到影子。時間管理的要義，就在於首先要區分重要、緊急事項，並優先安排處理最重要的事項。問題是，如果同時遇到"重要緊急"事項，該怎樣安排順序呢？這就涉及細緻區分重要事項的問題。

 

　　例如，今天是4月的最後一天，某個銷售經理面臨5個重要事項：

 

　　1�參加公司組織的一個演唱決賽的評委工作；

 

　　2�上級交辦的一項需要立即完成的銷售業績分析報告；

 

　　3�突然遇到的緊急的客戶投訴事件；

 

　　4�與下屬討論下月的銷售指標分解工作；

 

　　5�一個重要下屬突然提出辭職。

 

　　面對這種情況，作為管理者，應當如何安排工作順序呢？

 

　　有人認為公司要秉承"客戶第一"的價值觀，作為銷售經理應當處理客戶投訴問題；有人認為作為銷售經理，月底時最關鍵的工作是把下個月的任務指標分解下去，確保下個月的銷售業績；而有人則認為，還是上級交辦的銷售業績分析報告最重要；更有人認為，跟那個提出辭職的員工談話最重要，否則人就流失掉了。

 

　　從各自的理由來看，好像都有道理；那麼，到底應當把哪項工作列為最重要最緊急呢？

 

　　筆者的建議是，上司分派的工作優先處理，也就是把"上級交辦的一項需要立即完成的銷售業績分析報告"優先處理。為什麼上司交辦的事項最重要呢？

 

　　一來：如果把部門當作一艘航船的話，上司就是掌舵者。這條船的航行去向哪里，應當選擇哪條航線，哪里可能有暗礁要躲避，等等，都是上司需要決定的，所以上司所分派的工作，大都是關於航行安全或完成航行任務的重要工作；

 

　　二來：作為下屬，必須清楚首先要對自己的上司負責，上司就代表公司，我們的時間、精力、智慧在工作層面上，應當為上司所用。上司最有權力佔用我們的時間和精力，因為他要對整個部門的運作負責。

 

　　當然，並不是說，凡上司分派和關注的都一律是最重要的工作。這個基本判斷要有心�要有個把握。但是，作為職業管理者，我們必須知道自己首先是對自己的上司負責，在遇到時間緊張的情況下，第一反應是要優先安排上司交派的工作。